Vai trò giám đốc dự án xây dựng

Quản lý dự án là một nghề chuyên nghiệp, Quản lý dự án được PMI (Project Management Institute) định nghĩa khá đầy đủ là “áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án nhằm đạt được mục tiêu, và thỏa mãn các yêu cầu của dự án”, điều này cho ta thấy để Quản lý dự án ta phải có kiến thức, kỹ năng và công cụ chứ không phải “tay không bắt giặc”.

Các kỹ sư ra trường làm việc nhiều năm ở các dự án và luôn rèn luyện, phấn đấu để trở thành những Giám đốc dự án. Một Giám đốc dự án được Chủ đầu tư tin tưởng giao quản lý những dự án lớn đòi hỏi phải có kinh nghiệm, Nhà nước cũng yêu cầu những người này phải qua lớp đào tạo Quản lý dự án xây dựng để có kiến thức thực hiện việc quản lý. Trong nội dung này ta tìm hiểu để trở thành một Giám đốc dự án xây dựng chuyên nghiệp.

Vai trò của Giám đốc dự án

Giám đốc dự án là người được tổ chức chỉ định để lãnh đạo Ban Quản lý dự án chịu trách nhiệm hoàn thành các mục tiêu dự án và đảm bảo yêu cầu của các bên liên quan. Vai trò của Giám đốc dự án khác với vai trò của người quản lý chức năng hoặc quản lý hoạt động. Thông thường, người quản lý chức năng tập trung vào việc cung cấp kiểm soát nhiệm vụ được giao hoặc tổ chức kinh doanh. Các nhà quản lý hoạt động có trách nhiệm đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả.

Người ta thường so sánh một Giám đốc dự án như là một Nhạc trưởng trong dàn nhạc, một dự án lớn và một dàn nhạc bao gồm nhiêu thành viên, mỗi nhóm điều đóng một vai trò khác nhau. Một dàn nhạc lớn có thể có hơn 100 nhạc công được điều khiển bởi một Nhạc trưởng. Những nhạc công có thể chơi 25 loại dụng cụ khác nhau. Tương tự, một dự án lớn có thể có hơn 100 thành viên dự án do một Giám đốc dự án đứng đầu. Các thành viên của nhóm có thể hoàn thành nhiều vai trò khác nhau, chẳng hạn như lập Dự án đầu tư, xin các giấy phép, khảo sát thiết kế, quản lý thi công… và quản lý cơ sở vật chất. Giống như các phần chính của dàn nhạc, chúng đại diện cho nhiều đơn vị kinh doanh hoặc nhóm trong  một tổ chức. Các nhạc công và các thành viên của dự án tạo nên đội ngũ của mỗi đội.

Quyền lực của Giám đốc dự án tùy thuộc cấu trúc tổ chức quản lý dự án như: Tổ chức theo từng dự án, tổ chức theo chức năng, tổ chức theo Ma trận trong đó tổ chức theo từng dự án thì Giám đốc dự án có quyền cao nhất.

Giám đốc dự án có chức năng quản lý dự án từng bước chuẩn bị dự án đến Kết thúc dự án được gọi là PM (Project Manager), những Giám đốc dự án chỉ quản lý từ giai đoạn thực hiện dự án đến kết thúc được gọi là CM (Construction Manager).

Trách nhiệm

Giám đốc dự án và người đứng đầu chịu trách nhiệm về những gì mà nhóm của họ sản xuất, kết quả của dự án hoặc buổi hòa nhạc dàn nhạc. Hai nhà lãnh đạo cần phải có cái nhìn toàn diện về sản phẩm của đội mình để lập kế hoạch, điều phối và hoàn thành chúng. Hai nhà lãnh đạo bắt đầu bằng việc xem xét tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của các tổ chức tương ứng để đảm bảo sự liên kết với sản phẩm của họ. Hai nhà lãnh đạo thiết lập sự hiểu biết về tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của họ trong việc hoàn thành thành công các sản phẩm của họ. Các nhà lãnh đạo sử dụng cách giải thích của họ để truyền đạt và khuyến khích các thành viên trong nhóm hoàn thành thành công các mục tiêu của họ.

Giám đốc dự án dẫn dắt nhóm dự án để đáp ứng các mục tiêu của dự án và kỳ vọng của các bên liên quan. Giám đốc dự án sẽ cân bằng các ràng buộc cạnh tranh trong dự án với các nguồn lực sẵn có.

Kiến thức và kỹ năng

Nhạc trưởng không thể chơi nhạc cụ trong các dàn nhạc, nhưng phải có kiến thức âm nhạc, hiểu biết và kinh nghiệm. Nhạc trưởng cung cấp dàn nhạc với sự lãnh đạo, lập kế hoạch và điều phối thông qua truyền thông. Nhạc trưởng cung cấp thông tin bằng văn bản dưới hình thức điểm số âm nhạc và lịch biểu thực hành. Nhạc trưởng cũng giao tiếp trong thời gian thực với đội bằng cách sử dụng cây baton và các chuyển động cơ thể khác.

Giám đốc dự án không được kỳ vọng sẽ thực hiện mọi vai trò của dự án nhưng phải có kiến thức quản lý dự án, kiến thức kỹ thuật, sự hiểu biết và kinh nghiệm. Giám đốc dự án cung cấp cho nhóm dự án việc lãnh đạo, lập kế hoạch, và điều phối thông qua truyền thông. Giám đốc dự án cung cấp thông tin bằng văn bản và giao tiếp với nhóm bằng cách sử dụng các cuộc họp và các dấu hiệu nói hoặc qua văn bản chữ viết.

Vậy để trở thành Giám đốc dự án xây dựng phải cần có những năng lực gì?

Năng lực của Giám đốc dự án

Các nghiên cứu PMI gần đây cho thấy các kỹ năng cần thiết của các Giám đốc dự án thông qua việc sử dụng PIM Talent Triangle thể hiện trong hình sau. Tam giác tài năng tập trung vào ba kỹ năng chính:

• Quản lý kỹ thuật dự án: Các kiến thức, kỹ năng và hành vi liên quan đến các lĩnh vực cụ thể của dự án. Program, và Portfolio. Các khía cạnh kỹ thuật của việc thực hiện vai trò của một cá nhân.
• Khả năng lãnh đạo: Kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để hướng dẫn, thúc đẩy và chỉ đạo một nhóm, để giúp tổ chức đạt được mục tiêu kinh doanh.
• Quản lý chiến lược và kinh doanh: Kiến thức và chuyên môn trong ngành công nghiệp và tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động và cung cấp kết quả kinh doanh tốt hơn.

Mặc dù kỹ năng kỹ thuật dự án là cốt lõi của chương trình và quản lý dự án, tuy nhiên do sự phức tạp và cạnh tranh với thị trường toàn cầu, các tổ chức đang tìm kiếm các kỹ năng bổ sung trong lãnh đạo và kinh doanh. Các thành viên của các tổ chức khác nhau tuyên bố niềm tin của họ rằng những năng lực này có thể hỗ trợ các mục tiêu chiến lược dài hạn góp phần vào điểm mấu chốt. Để có hiệu quả nhất, các Giám đốc dự án cần phải có sự cân bằng ba bộ kỹ năng này.

Kỹ năng kỹ thuật

Theo nghiên cứu các nhà quản lý dự án hàng đầu luôn chứng tỏ một số kỹ năng chính bao gồm, nhưng không giới hạn:

• 4 Kỹ năng cốt lõi để quản lý Mục tiêu dự án:

+ Quản lý phạm vi

+ Quản lý thời gian

+ Quản lý chi phí

+ Quản lý chất lượng

6 Kỹ năng hỗ trợ giúp đạt được mục tiêu đề ra:

+ Quản lý sự tích hợp

+ Quản lý nguồn nhân lực

+ Quản lý truyền thông

+ Quản lý rủi ro

+ Quản lý chọn thầu

+ Quản lý các bên liên quan

• 4 Kỹ năng mở rộng cho Quản lý dự án xây dựng

+ Quản lý an toàn

+ Quản lý môi trường

+ Quản lý tài chính

+ Quản lý sự khiếu nại

Trong đó kỹ năng quản lý tích hợp là một kỹ năng mà Giám đốc dự án phải được trang bị, nhằm phối hợp, cân bằng với các kỹ năng khác để hoàn thành được các mục tiêu của dự án từng bước chuẩn bị dự án cho đến khi kết thúc dự án.

Kỹ năng chiến lược và kinh doanh

Các kỹ năng quản lý kinh doanh và chiến lược bao gồm khả năng xem xét tổng quát, đàm phán và thực hiện có hiệu quả các quyết định và hành động hỗ trợ sự liên kết chiến lược và đổi mới. Khả năng này có thể bao gồm kiến thức làm việc về các chức năng khác như quản lý tài chính, tiếp thị và hoạt động. Các kỹ năng quản lý kinh doanh và chiến lược cũng có thể bao gồm việc phát triển và áp dụng các chuyên gia về sản phẩm và chuyên môn. Kiến thức kinh doanh này còn được gọi là tri thức miền. Các nhà quản lý dự án cần phải có kiến thức về kinh doanh để có thể:

+ Giải thích cho người khác kinh doanh thiết yếu của một dự án;

+ Làm việc với nhà tài trợ dự án, nhóm và các chuyên gia về phát triển một chiến lược phân phối dự án thích hợp;

+ Thực hiện chiến lược đó theo cách tối đa hóa giá trị kinh doanh.

Kỹ năng chiến lược và kinh doanh giúp Giám đốc dự án xác định yếu tố kinh doanh cần được xem xét cho dự án của họ. Giám đốc dự án xác định các yếu tố kinh doanh và chiến lược này có thể ảnh hưởng như nào đến dự án trong khi vẫn hiểu mối liên hệ giữa dự án và tổ chức. Những yếu tố này bao gồm nhưng không giới hạn ở:

+ Rủi ro và những vấn đề

+ Tác động tài chính

+ Phân tích chi phí so với lợi ích và lựa chọn

+ Giá trị kinh doanh

+ Lợi ích mong muốn thực hiện và chiến lược

+ Phạm vi, ngân sách, tiến độ và chất lượng

Thông qua việc áp dụng kiến thức kinh doanh này, Giám đốc dự án có khả năng đưa ra các quyết định và khuyến nghị phù hợp cho dự án. Khi điều kiện thay đổi, Giám đốc dự án nên liên tục làm việc với nhà tài trợ dự án để giữ cho công việc kinh doanh và các chiến lược của dự án phù hợp.

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo bao gồm khả năng hướng dẫn, động viên, và chỉ đạo một nhóm. Những kỹ năng này có thể bao gồm việc thể hiện các khả năng cần thiết như đàm phán, khả năng kiên cường, giao tiếp, giải quyết vấn đề, tư duy phê phán và kỹ năng giao tiếp. Các dự án đang trở nên ngày càng phức tạp với ngày càng có nhiều doanh nghiệp thực hiện chiến lược của họ thông qua các dự án. Quản lý dự án không chỉ là làm việc với các con số, các mẫu, các biểu đồ, đồ thị và các hệ thống máy tính. Một mẫu số chung trong tất cả các dự án là con người. Người ta có thể đếm được, nhưng chúng không phải là con số.

+ Giải quyết công việc với mọi người: Phần lớn vai trò của người quản lý dự án liên quan đến việc giải quyết với con người. Giám đốc dự án nên cố gắng trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, vì sự lãnh đạo rất quan trọng đối với sự thành công của các dự án trong các tổ chức. Giám đốc dự án áp dụng các kỹ năng và phẩm chất lãnh đạo khi làm việc với tất cả các bên liên quan đến dự án.

+ Chất lượng và kỹ năng của người lãnh đạo: Nghiên cứu cho thấy những phẩm chất và kỹ năng của một nhà lãnh đạo bao gồm nhưng không giới hạn:

• Là người có tầm nhìn xa, ví dụ giúp mô tả sản phẩm, mục tiêu và mục tiêu của dự án, có thể mơ và truyền những ước mơ đó cho người khác;
• Đang lạc quan và tích cực
• Là người cộng tác
• Quản lý mối quan hệ và xung đột
• Kỹ năng truyền thông
• Tôn trọng lịch thiệp, thân thiện, tử tế, trung thực, đáng tin cậy, trung thành và đạo đức
• Tính toàn vẹn và nhạy cảm văn hóa, can đảm, giải quyết vấn đề và quyết định
• Là một người học suốt đời, là người hành động theo định hướng.

Đối với các dự án sử dụng phương pháp linh hoạt Agile để quản lý, các Giám đốc dự án chuyển từ làm trung tâm để phục vụ cho Nhóm quản lý. Trong một môi trường Agile, các Giám đốc dự án là những nhà Servant Leader, thay đổi sự tập trung vào việc huấn luyện những người muốn giúp đỡ, tăng cường hợp tác trong Nhóm và sắp xếp các nhu cầu của các bên liên quan. Là một Servant Leader, các Giám đốc quản lý dự án khuyến khích phân bổ trách nhiệm cho Nhóm những người có kiến thức để hoàn thành công việc.

Nói tóm lại, muốn trở thành một Giám đốc dự án xây dựng thực thụ, chúng ta hãy trnag bị cho mình đủ Kiến thức, Kỹ năng công cụ & Kỹ thuật để Chủ đầu tư có thể tin tưởng mà “chọn mặt gửi vàng” và quản lý điều hành một ngân sách lớn của họ, nhằm tránh được rủi ro và mang lại kết quả trong đầu tư.

Lê Huệ
(Đô thị và Phát triển số 73 / 2018)